Порядок, который не требует уборки каждый день

Система хранения полезна, пока файл можно положить на место без долгих раздумий. Если перед сохранением приходится выбирать между десятью похожими папками, система стала слишком сложной.

Начать с трёх мест

Для повседневной работы обычно достаточно разделить входящие материалы, активные дела и архив. Во входящие попадает всё, что ещё не разобрано. В активных делах лежит то, к чему вы действительно возвращаетесь. Архив хранит завершённое.

Внутри активного проекта держите вместе исходные материалы, рабочие файлы и результат. Отдельные папки полезны, если они отвечают на понятный вопрос: «где оригинал?» или «какой файл можно отправить?». Делить материалы только по расширениям не всегда удобно: один проект легко состоит из текста, таблиц и изображений.

Имена должны помогать поиску

У файла должно быть содержательное имя. Дата в начале удобна для материалов, которые важны в хронологическом порядке. Название проекта полезнее случайного номера, когда вы ищете документ через несколько месяцев.

Для версий выберите одно простое правило. Например, храните опубликованный результат отдельно от рабочего файла, а номер редакции добавляйте только при передаче или согласовании. Бесконечные «финал», «новый финал» и «точно последний» перестают что-либо объяснять.

Разбирать понемногу

Не нужно начинать с переименования всего архива. Наведите порядок в одном текущем проекте и проживите с этой структурой неделю. Если она помогает, повторите подход для следующего проекта. Старые папки разумно разбирать по мере обращения к ним.

И отдельно от порядка позаботьтесь о резервной копии. Аккуратно разложенные файлы на единственном диске всё ещё могут исчезнуть вместе с этим диском.